Si a nivel directivo existe una problemática, que por mucho que pase el tiempo, sigue estando como Top 1 de las mayores quejas, motivos de desánimo e incluso me atrevo a asegurar despilfarros en las organizaciones, es la que hace referencia a las reuniones. Así, hoy os hablaremos de cómo tener reuniones de trabajo efectivas.
Muchas personas tienen días, semanas y meses llenos de reuniones mientras se les van acumulando e incrementando los temas de importancia pendientes de trabajar por falta de tiempo. Esto acaba siendo una excusa perfecta para procrastinar y retrasar el tiempo que debemos dedicar a los temas de verdadera relevancia. Finalmente, los dejamos para el último momento, finalizándolos con poca calidad y generándonos estrés. Y los meses, las semanas y los días pasan. Lo preocupante es que cada vez más, constato que esta situación en lugar de mejorar, empeora. Además, con la llegada del trabajo en remoto, estas situaciones han ido a más, pues todo ahora conlleva un zoom o un teams. En definitiva, un círculo vicioso en el que ya estábamos y del que no salimos. El coste de esta ineficiencia es principalmente de dos tipos:
- A nivel organización, su ineficacia tiene unas consecuencias económicas muy elevadas (probablemente no existe un despilfarro silencioso comparable en las empresas).
- A nivel personal, además, provoca un efecto muy negativo sobre la motivación y consecuentemente el compromiso de los empleados. Es una sensación realmente incómoda estar en mitad de una reunión pensando: “¿qué hago yo aquí?, ¿por qué estamos hablando de esto?, llevamos una hora sin resolver nada”; y otros pensamientos negativos que generan algunas de esas reuniones poco efectivas. Sin dejar de lado el efecto de agotamiento que supone estar pegado a una pantalla durante 5 horas sin parar empalmando reuniones.
El problema de las reuniones de trabajo es que las problemáticas tienen doble naturaleza. Por una parte son demasiadas. Por otra parte, no funcionan bien. Por ello, en nuestra formación a directivos y managers desde el método FASE, curso de liderazgo gerencial, lo primero que abordamos es el análisis de las reuniones que tienen agendadas. En el 99% de los casos, descubrimos que no sólo tienen demasiadas pero es que además, no están las que deberían ser lógicas según sus prioridades. Un directivo que lleve a cabo este ejercicio con técnica y coherencia logrará ganar como mínimo un 10% de tiempo de su agenda.
Y lo segundo que abordamos es cuán efectivas son esas reuniones. Aquí nos encontramos con algunas sorpresas. En algunos casos, se hizo un esfuerzo por tener reuniones productivas pero con el tiempo se ha ido distorsionando, influido en parte por el trabajo y las reuniones en remoto (también encontramos muchas diferencias entre distintas áreas motivado por la influencia de líderes que apuestan más o menos por mejorar en ello). En otros casos, incluso no se ha abordado el tema si bien sigue siendo un motivo de queja, malestar, comentario pero sin solución. No hay que dejar de reconocer que el tema de las reuniones de trabajo efectivas, tiene una alta complejidad que justifica una reflexión y solución.
Sin embargo, es muy inferior a muchas de las problemáticas que nos encontramos en nuestros mercados competitivos o en esos entornos, ya no VUCA sino BANI, que es como se les denomina ahora. En el caso de que lideremos una organización o tengamos cierto poder de influencia, debemos preguntarnos cómo estamos ayudando para evitar reuniones mal convocadas, mal organizadas, mal dirigidas y sin conclusiones claras. Probablemente no estemos haciendo nada, bien porque se intentó y no se logró o bien porque existen muchos otros problemas que aparentemente son más prioritarios.
Cómo planificar una reunión de trabajo
Así, os damos unas claves para la gestión de reuniones efectivas:
Crear un protocolo de actuación general sobre reuniones
Directrices que van desde señalar el propósito de la reunión hasta cómo crear el acta posterior pasando por normas generales de funcionamiento. Aquí es positivo tener un coach ejecutivo que ayude en esta fase, pues la voz experta externa, además de tener credibilidad, ha liberado procesos de impulsar el cambio en muchas ocasiones bajo esta problemática.
Ponerlas en común, además de crear círculos internos de mejora
Todo ello para escuchar opiniones que las enriquezcan dejando un modelo claro de prácticas generales y reflexiones (por ejemplo, no se fijarán reuniones antes de las 10 horas y después de las 17 horas).
Formar a las personas en todo ello
Pues lo que aparentemente es evidente y sencillo, requiere de un proceso de asimilación.
Que el equipo directivo lidere
El equipo directivo debe liderar desde el ejemplo sin permitir excepciones y con ciertas dosis de exigencia. Se trata de una de los principales características de un líder.
No olvidar todos los condicionantes y nuevas problemáticas
El trabajo remoto está teniendo muchas problemáticas que es necesario revisar con detalle en relación a las videollamadas via zoom o teams (desde el hecho de pedir que las cámaras estén encendidas hasta normas para pedir la palabra pasando por la necesidad de tener un buen sonido o evitar ruidos de fondo). No podemos olvidar lo mucho que puede llegar a afectar el remoto en este sentido. Estos datos de un estudio de FORBES son muy ilustrativos con respecto a las consecuencias de las reuniones en remoto en las personas:
- 40% de empleados han sufrido cansancio continuo debido a las videollamadas.
- 52% de empleados dicen que ruidos de fondo o mala calidad del sonido les afecta su atención y seguimiento de las reuniones.
- 38% de empleados señalan que las reuniones virtuales les dejan al final de la semana exhaustos y el 30% se sienten estresados por ello.
Cómo nos ayudarán las reuniones de trabajo efectivas
En definitiva, si lideramos este proyecto de mejora de las reuniones de trabajo efectivas en número y en calidad, paulatinamente, la organización interiorizará esta nueva forma de mejora operacional. Esto se traducirá con total seguridad en una de las mejoras productivas de mayor impacto económico y emocional. El resultado se puede anticipar: mayor disponibilidad y organización del tiempo personal y profesional, mayor motivación y menos estrés. A ello se le añade un sentimiento de orgullo y superación al recordar cómo se evoluciona y mejora para trabajar mejor y ser más felices. La reflexión final podría ser:
¿Y por qué no lo hicimos antes?
