Leí recientemente un artículo de Ali Abdaal (atención a la corriente de escritores indios que están escribiendo mucho, y muy bueno, sobre management) que destacaba la diferencia entre ejecutar y planificar a través de una metáfora que diferencia cuando hacemos de piloto frente a cuando hacemos de avión.
La tarea de hacer de piloto desde el punto de vista de la planificación personal consiste en fijar el destino donde queremos llegar, así como diseñar la ruta y camino para lograrlo, es decir, planificar. En esa faceta deberíamos pasarnos, al menos, el 10% de nuestro tiempo para asegurarnos que vamos a hacer lo correcto. Por el otro lado, está nuestra otra faceta, cuando hacemos de avión, es decir, nos dedicamos durante toda la semana a ejecutar durante la semana lo que había reflexionado y elaborado el piloto.
Siendo avión, pasamos la mayoría de nuestro tiempo si bien, como muchas veces hemos hablado, con demasiadas distracciones, lo cual nos hace perder efectividad y nos supone malgastar recursos. Cuando haces de piloto, estás reflexionando sobre cómo vas a invertir tu tiempo la próxima semana, al igual que planificas cómo inviertes y gastas tu dinero. Ambos conceptos, tiempo y dinero, son mucho más semejantes de lo que pensamos, pero tenemos que reconocer que le damos menos importancia a malgastar tiempo que a malgastar dinero.
Llegados a este punto, nos adentramos en unas primeras reflexiones interesantes:
¿Qué porcentaje de tu tiempo dedicas a hacer de piloto frente a hacer de avión? ¿Lo haces de manera sistemática cada semana?
¿Cuánto tiempo pasas haciendo de avión en multitarea o con demasiadas distracciones frente a lograrlo con la mayor eficiencia posible?
Metodología de organización: tu semana ideal
En algunos casos han llegado incluso al siguiente nivel, habiendo elaborado una semana ideal muy alineada con lo realmente prioritario. El concepto de semana ideal pretende diseñar una semana tipo que está muy orientada a lograr trabajar en lo más importante en las proporciones adecuadas. Además, debes lograr mantener tus niveles de energía en estado óptimo de lunes a viernes, y con la sabiduría de aprovechar el fin de semana para recuperar energías y volver con su mejor versión los lunes. Por supuesto que no todas las semanas serán iguales, pero sí que el tener como base esa semana ideal es de gran ayuda pues nos da una buena base previo para el ejercicio de planificación semana.
Formas de hacer de piloto hay muchas si bien, algo que siempre nos encontramos entre las personas más efectivas, es que tienen muy ritualizado y sistematizado cuándo hacen de piloto a través del hábito de planificar la siguiente semana. Lo llevan haciendo años y no conciben empezar un lunes sin tener ese plan semanal perfectamente reflexionado.
Es lo que en el método FASE, nuestro curso de liderazgo gerencial, llamamos el hábito del plan semanal, uno de los hábitos más importantes de esta metodología de organización del tiempo. Nosotros lo entendemos de una manera más estructurada de lo que nos solemos encontrar en nuestros clientes, que en muchos casos es una simple revisión de las reuniones o viajes que tienen la próxima semana. Lo ideal es un ejercicio algo más profundo y perfeccionado que no por eso debe ser largo y tedioso. Esto no es garantía de éxito en cuanto a la efectividad, si bien sí que nos ayudará realmente a asegurarnos que no vamos a malgastar nuestro tiempo la siguiente semana sin posibilidad de reacción.
Planificación del tiempo: claves para preparar tu semana ideal
La planificación del tiempo de tu semana ideal se basa en dedicar una hora a estructurar y planificar tu siguiente semana. Nuestra primera recomendación es que te fijes una franja fija para todo el año con el título, PLAN SEMANAL en tu calendario y que lo respetes evitando ponerte reuniones en esa franja (o mejor, busca una franja horario donde la posibilidad de imprevistos sea baja).
Existen personas que realizan esta planificación el viernes por la tarde; otras, el domingo y algunas, los lunes como primera tarea de la semana, aunque yo no te recomiendo esta última opción, pues si el lunes empieza con alguna circunstancia inesperada, quizá empecemos esa semana sin planificarnos.
El proceso de organización del tiempo de la semana siempre es el mismo:
- Reflexión sobre los logros de la semana anterior con autocrítica constructiva sobre cómo te has organizado y los objetivos que has logrado según lo planificado.
- Vista a 3 semanas vista por si hay algún evento que tengamos que considerar desde esta semana para preparar o trabajar sobre él.
- Revisión de citas y reuniones en detalle de la próxima semana, teniendo en cuenta las más destacables pero también si hay alguna que sobra.
- Introducción de los momentos individuales para trabajar tareas de alto rendimiento a diario adaptándolo a los huecos y espacios disponibles para ello.
El modelo de trabajo híbrido
Es importante que también consideres y reflexiones sobre qué días vas a ir a la oficina y qué días te vas a quedar en casa a trabajar en remoto, si tienes esta posibilidad. Y es que, lógicamente, tendrá consecuencias en tu propia planificación a la hora de asignar actividades a realizar cada día de la siguiente semana. Algunas son más idóneas para trabajar desde casa, y por el contrario, otras más colaborativas para trabajarlas en la oficina.
La organización del tiempo es una tarea fundamental en el trabajo, que nos ayuda a la planificación de horarios y resolución de futuros problemas. Esto supone un ejercicio de observación y descripción de los acontecimientos para establecer un punto de partida, una línea base que nos dé información de los problemas que pueden estar apareciendo, de su frecuencia, intensidad y/o duración.
Con un planificador semanal tendrás una guía para planificar tus meses, semanas y días, desde las prioridades para así conseguir tus objetivos.
