Estamos metidos dentro de una rueda de hámster, llena de M&m`s. Y estos M&m’s no son otros que: gestión de correos, meetings, móvil e instant messaging.
Cuando soltamos esta frase en nuestras charlas la práctica totalidad de la sala asiente sin dudar sobre ello, al mismo tiempo que reflejan cara de preocupación.
Y es precisamente de la gestión del correo electrónico del que vamos a tratar hoy. Es una de las herramientas más utilizadas en nuestra jornada de trabajo. Entre nuestros clientes nos encontramos con una media que oscila entre los 100 y los 200 diarios, lo cual nos puede dar una idea de lo que esto puede llegar a suponer. Ya nadie discute sobre que uno de los principales ladrones del tiempo en las empresas es el correo electrónico.
Según un estudio de Officetime, el 33% de las personas gastan entre una y dos horas al día en responder emails en el trabajo, mientras que el 22% de los encuestados afirma perder más de dos horas únicamente comprobando su bandeja de entrada y revisando los nuevos emails recibidos.
El correo electrónico que en un principio supuso un gran avance para los profesionales, con el tiempo, se ha convertido en una queja constante. La saturación de emails nos lleva con frecuencia a cierto caos o sensación de estrés y ansiedad por el tiempo necesario para gestionarlo o por los muchos que nos quedan por gestionar. Y como la mayoría de temas complejos, lo primero que debemos de aceptar es que debemos introducir cambios y sobre todo, debemos de invertir algo de tiempo en probar e implantar ideas de mejora. Nos quejamos mucho de ello pero invertimos poco tiempo en aprender y mejorar.
Precisamente vamos a cambiar esa inercia proponiendo una serie de consejos o prácticas para que cada uno, desde esa base, pueda posteriormente pivotar encontrando lo que más se adapta a su realidad diaria. Veamos algunos consejos para la gestión de una cuenta de correo.
Cómo organizar un correo electrónico
Por ello, te damos algunos consejos de cómo organizar un correo electrónico y utilizarlo de manera eficiente.
Decide momentos del día para revisarlo en función de la acción a realizar
En primer lugar debemos diferenciar entre tres tipos de acciones que solemos realizar:
- Revisar o mirar en diagonal que no hay nada urgente que atender entre todos los mails recibidos desde la última comprobación.
- Procesar o gestionar aquellos que no requieren mucho tiempo.
- Accionar o dedicar tiempo a contestar aquellos que requieren una respuesta larga y mayor dedicación de tiempo.
Lo más conveniente es que decidas y sistematices cuando quieres realizar estos tres tipos de acciones distintas durante el día, frente a estar consultando el mail continuamente en multitarea.
De esta manera, podrás respetar determinadas horas del día que requieren tu máxima atención sin dejarte distraer por el correo. Para lograrlo es fundamental que elimines todo tipo de notificación pues de otra manera no lograrás cumplir con las sistemáticas y volverás a caer en una consulta continua y en la tan peligrosa multitarea continua o rueda del hámster.
Sé breve y claro respondiendo correos
Muchas veces escribimos emails más largos de lo necesario. Por ello, un buen consejo con respecto a la gestión del correo, es tratar de ser todo lo breve y conciso que puedas. Es muy probable que la respuesta también lo sea, así que todos ganaremos tiempo. Ir al grano y ser educado no es incompatible. Incluso en ocasiones, toma la decisión de llamar a la persona que corresponda frente a continuar con esa cadena de mails interminables.
Si quieres saber más sobre una correcta gestión del correo, descárgate este e-book donde te damos otras claves para hacerlo.
La gestión del tiempo la habilidad clave más importante
Tom Peters, probablemente el mayor y más celebrado pensador del management, es rotundo cuando afirma que no existe una habilidad directiva más importante que la gestión del tiempo en su entrevista con Time Management.
En un momento como el actual, somos muchos los que compartimos las reflexiones que realiza Tom Peters. Es por esto mismo por lo que consideramos que una de las competencias más determinantes en nuestro desarrollo profesional es la capacidad de organizarnos y ser realmente efectivos como profesionales, y también como líderes cuando ejercemos de ello. Y no sólo eso, será probablemente la que más nos ayudará a poder conciliar la vida personal y profesional sin remordimientos ni sensación de falta de control o resultados lo cual redundará, con total seguridad, en una mejora de nuestra felicidad personal.
Desde mi punto de vista, como coach ejecutivo, existen 4 factores clave que afectan a la productividad personal que componen los pilares claves del Método FASE® (Foco o priorización, Atención plena, Sistematización de hábitos y Gestión de la Energía). Y son las áreas en las que hay que centrarse para mejorar nuestra gestión del tiempo, nuestra organización personal y consecuentemente incrementar la productividad.
Por ello, es fundamental dedicar tiempo a mejorar en nuestra gestión del tiempo aprendiendo y sabiendo aplicar metodologías que nos aportan herramientas y recursos, al igual que haríamos en cualquier otra disciplina.
