5 formas de incrementar la productividad en el trabajo

5 formas de incrementar la productividad en el trabajo

En breve tenemos un nuevo inicio de año, otro más donde empezamos cargados de grandes objetivos y buenas intenciones. Pero como otros muchos años, llegará al mes de febrero habiendo olvidado o desistido en muchos de esos grandes propósitos. Por el contrario, elevaremos nuestros niveles de estrés y aceptaremos, una vez más, que el estar sobrepasados es algo normal para nuestro nivel de responsabilidad. Al llegar el final de año, nos paramos a reflexionar llegando a grandes ideas y llenándonos de objetivos y planes, pero seguimos fallando en el factor más determinante para lograrlos: nuestra capacidad de organizarnos, gestionar nuestro tiempo y encontrar formas de incrementar la productividad.

Siempre que hablamos de productividad y efectividad personal para empresarios, directivos o profesionales con cierto nivel de responsabilidad, me gusta insistir, como bien señalaba Tom Peters, que es una de las competencias más determinantes para lograr desarrollar una carrera plena y de éxito a nivel profesional. Y no sólo eso, será probablemente la que más nos ayudará a poder conciliar la vida personal y profesional sin remordimientos ni sensación de falta de control o resultados. Esto redundará, con total seguridad, en una mejora de nuestra felicidad y éxito, en este caso, a nivel personal.

Gestionar email: formas de incrementar tu productividad

Mi experiencia como coach de altos directivos es siempre parecida, el lograr más resultados, mayor control y menos estrés es posible, con independencia de tu nivel de responsabilidad. No obstante, irónicamente, hay que dedicarle tiempo para lograrlo y por encima de todo, el mejorar en su productividad y efectividad debe ser un objetivo en sí mismo. Y con el deseo de que empecemos hoy mismo, vamos a reflexionar sobre cinco formas de incrementar la productividad de la empresa y la efectividad y gestión del tiempo.  

Las cinco formas de incrementar la productividad

Dicho todo esto, aquí van las cinco formas de mejorar la productividad del trabajo:

Gestiona tu energía proactivamente

“No gestionamos tiempo, gestionamos energía.”

El cuidado y atención que demos a tres tipos de energía: física, cognitiva y emocional y a mejorarlas o mantenerlas en buen nivel, será directamente proporcional a la calidad de nuestras horas. Por eso, ocho horas con un buen nivel de energía, equivalen a diez de otros con peores energías. Porque cuando cae tu energía tus horas de trabajo son menos productivas, por ello hay que mantener un nivel de energía óptimo durante el día para rendir en el trabajo. Debemos estar muy atentos a nuestros niveles de energía, así como planificar todo aquello que nos hace mejorarlos, desde la energía física durmiendo bien, alimentándonos correctamente y haciendo deporte hasta temas que necesitan de más atención como nuestro estado emocional y cognitivo, por su influencia en la calidad de nuestro tiempo.

Evita las distracciones en el trabajo: elimina robatiempos y malos hábitos

“No nos falta tiempo, nos sobran distracciones.”

En puestos de elevada responsabilidad, necesitamos tiempo para abordar todos los retos. Por eso es útil conocernos y saber cómo solemos perderlo pues no nos lo podemos permitir.

Algo que me ha llamado poderosamente la atención en estos años es la poca conciencia que tienen las personas de sus muchas distracciones, causadas en la mayoría de los casos por ellos mismos. Hemos introducido una forma de trabajar donde atendemos muchos temas personales durante el periodo laboral, gracias a la tecnología (WhatsApp, internet, redes sociales…), lo que hace que nuestro día a día sea mucho más ameno. Sin embargo, si aspiramos a invertir en el trabajo las horas justas y necesarias, debemos evitar esa práctica, por muy cómoda o más amena que nos resulte. También se pierde el tiempo durante la jornada laboral por seguir la inercia que marcan otros o la propia empresa u organización. En esos casos, es necesario ser profesional y saber decir que no a determinados temas. Nos dejamos llevar por lo que lleno los m&m`s laborales con una falsa sensación de haber trabajado mucho si bien, en una rueda de hámster llena de mails, meetings, móvil y mensajes de Teams. 

Enfócate en lo realmente importante

Somos adictos a la inercia y a dejarnos llevar por el día a día, sin llegar a priorizar. Olvidamos la base del principio de Pareto: existe un 20% de temas que nos llevan al 80% de los resultados. De ahí que tratar de identificar ese 20% por escrito nos lleve a muchas más posibilidades de acierto. Ese 20% marcará hacia dónde tenemos que dirigir nuestro esfuerzo y dónde no podemos errar. 

Para trabajar con intencionalidad coherente debemos saber identificar lo más importante, destacando cuáles son nuestras acciones más prioritarias y asegurando que nuestra energía se dirige hacia ellas de forma coherente y consistente en el tiempo. Es precisamente la frecuencia y consistencia en el tiempo lo que nos llevará al éxito de una manera gradual y progresiva

Créate hábitos que te lleven a ser productivo

“Nosotros no decidimos nuestro futuro. Nosotros decidimos nuestros hábitos y nuestros hábitos deciden nuestro futuro.”

Esta cita fue una señal determinante en mi propia vida para entender la importancia que tenía de cara a lograr ser productivos. En ese momento yo no era capaz de ser consciente de lo esclavo que era de los hábitos que había ido creando, algo que compruebo en la gran  mayoría de mis clientes directivos y empresarios. Una de las formas de incrementar la productividad más importante es instaurar una serie de hábitos. Estos hábitos (por fortuna no son tantos) puede garantizar que, bajo cualquier circunstancia, logremos ser efectivos. A pesar de su simplicidad, el esfuerzo inicial para crearlos es grande. Pero, una vez creados, puede ser sencillo mantenerlos. En paralelo, deberemos también esforzarnos por eliminar hábitos antiguos que nos llevan en la dirección contraria.

Los hábitos que debemos aprender a interiorizar cuanto antes para asegurar nuestra capacidad de trabajar con efectividad, son los hábitos que nos ayudarán a lograr lo señalado en las tres primeras claves. Y todo ello, de manera natural y sencilla, es decir, mantienen elevados los niveles de energía, ganando tiempo y por último planificando lo prioritario desde el mes a la semana y de la semana al día, asegurando la efectividad de manera natural.

Dedica tiempo a pensar cómo te organizas y planificas tu tiempo  

Tan sencillo como suena, pero tan importante como el resto. Bloquéate un momento de la semana donde pienses sobre cómo te has organizado, qué te ha ido bien, qué te ha ido mal y en qué quieres mejorar la próxima semana. Así irás mejorando la productividad progresivamente.

Productividad laboral y personal

Irónicamente, dedicamos mucho tiempo a aprender infinidad de materias y conocimientos sobre temas laborales pero muy poco a lograr desarrollar esta competencia, que es la base de nuestra propia mejora y evolución.

Para empezar este camino de mejora personal en nuestra efectividad y gestión del tiempo, siempre recomendamos que lo primero de todo es disponer de una metodología personal que nos lleve a conseguir dos aspectos clave: «ser eficientes» o lo que es lo mismo cómo lograr no perder tiempo; y «ser efectivos», es decir, dedicar tiempo a lo realmente importante.

Es en este punto donde se hacen imprescindibles sistemas y herramientas como el método FASE, que además de ofrecer formas de incrementar la productividad personal, refuercen otros pilares clave del autoliderazgo de una manera integral, incidiendo positivamente en tu energía y estado emocional, así como en la capacidad para influir en las acciones de los demás a través de un liderazgo efectivo. Esto se consigue de una manera sencilla, simple y accionable, si bien exigiendo ciertas dosis de disciplina individual lógicas en un proceso de cambio y mejora que tenemos perfectamente diseñado tras cientos de casos con directivos, empresarios y profesionales. Nuestro trabajo como coaches para ejecutivos tiene un propósito profesional que va más allá de la efectividad personal, y es el poder garantizar que todos podemos disponer de una vida equilibrada entre lo personal y profesional, sea cual sea, nuestro nivel de complejidad y responsabilidad.

Todos podemos aspirar a ser “Balanced líder”.