Hay un coste o incluso diría un despilfarro en las organizaciones, que está como escondido. Suele ocurrir que a pesar de tener el mejor equipo de controllers mundial o una política de contención del gasto bien implantada, nadie se para realmente a medirlo y valorarlo. De hecho, a pesar de haber pasado por programas lean con grandes consultoras para controlar los despilfarros, pocas veces se ha medido lo suficiente.
Es un coste que muchos se han parado en algunos momentos a pensar en él pero que en pocas ocasiones se ha medido. Y en algunos casos, pero aún así no lo suficiente, se ha hecho algo por controlarlo por las múltiples quejas que se oyen en relación a ello. Por fortuna, el nuevo modelo en remoto ha mejorado el tiempo de retrasos en su comienzo pero aún así, queda mucho por mejorar.
La otra buena noticia es que ha habido algún visionario que por fin ha creado una herramienta para poder medirlo de manera sencilla, pues introduces una serie de datos y puedes saber el coste de cada reunión al acabar la misma . Y además puedes medir el despilfarro de una manera bastante evidente por pura comparación entre lo logrado en la reunión y el coste de todas las personas que estaban en ella considerando su duración exacta.
Ahora bien, como en todo coste que queremos atacar , deberíamos, en paralelo a medirlo, ir pensando en acciones que lo puedan minimizar.
Te propongo tomar decisiones que algunos avanzados ya están haciendo aprovechando un momento como el actual en el que hasta en esto hemos podido aprender :
1/ Analicemos todas las reuniones existentes y veamos cuáles se pueden evitar, en cuáles sobran asistentes y cuáles serán reuniones productivas.
2/ Mejoremos en todo aquello que suponga trabajo previo, procedimientos, normas y trabajo posterior para que el tiempo invertido en la misma sea el menor posible con la mayor efectividad posible durante y a posteriori
3/ Asumamos nuestra responsabilidad individual siendo capaces de aportar desde nuestra posición, sin caer en culpabilizar exclusivamente a la organización. Prepáralas como deberías, actúa con mucha madurez en las mismas, toma un rol equilibrado, evidencia cuando la reunión no está siendo efectiva y propón soluciones.
Y por encima de todo, asumamos la importancia real que tiene este tema pues en muchas ocasiones es como quemar dinero real a la velocidad del contador de esta página web que te muestro.
Haz una prueba y mide el coste real de tu última experiencia. Pincha en este link > EXPENSIVEMEETING para comprobarlo rellenando los campos que te piden.
Es sencilla, incluso al acabar cada reunión valora si el retorno de la inversión se ha justificado.
Seguro que en muchos casos la respuesta es no. En nuestras manos está que sea que sí.
