La primera fase en todo proceso de mejora de la productividad directiva o profesional, consiste en lograr coger conciencia del mucho tiempo que desperdiciamos por malos hábitos o roba tiempos existentes.
Y normalmente, son 6 los principales enemigos a batir o mejor dicho a mejorar el uso lógico de los mismos:
1.- Mail: Uso y consulta excesiva del mismo de manera reactiva dejando conducir nuestro día a través del mismo frente a unos momentos al día donde lo consultamos y un uso eficiente del mismo.
2.- Whatsapp: Inversión de tiempo en grupos y temas personales perdiendo la concentración en el trabajo frente a consultarlo cada cierto tiempo únicamente evitando grupos personales
3.- Redes sociales: Uso personal, o profesional, pero sin sentido lógico, y con muchas distracciones frente a canalizarlo para momentos de descanso o momentos de consulta rápido por temas profesionales
4.- Internet: Inversión de tiempo en mirar temas no relacionados con el trabajo o invertir demasiado tiempo en ello perdiendo la lógica de la consulta frente a un uso responsable únicamente por temas laborales y con rapidez
5.- Llamadas de teléfono: Operatividad el 100 % del tiempo cortando la dinámica de trabajo de manera continua sin aislarnos del teléfono por llamadas no trascendentes o por alargar en exceso las conversaciones frente a un uso reglado del mismo
6.- Reuniones: Reuniones largas, tediosas e improductivas sin ponerle remedio frente a reuniones productivas con estructura, normas y agilidad
Y peor que cualquiera de estos enemigos a batir, es la combinación de ellos, en el mal definido concepto de multitarea. La multitarea no existe como tal pues no puede darse. Lo que realmente se da es la realización de actividades interrumpidas cada 5 minutos, para pasar a otra actividad que volvemos a interrumpir a los 5 minutos, con un desgaste y pérdida de tiempo muy elevado. Además, la multitarea es generadora de stress y agotadora en sí misma. Y por último nos incapacita para poder trabajar en algo con calidad y concentración.
De estos 6 enemigos, el más complejo y costoso, por estar muchas personas involucradas, es con total seguridad el de las reuniones, uno de los temas más mal enfocados en la empresa española
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