¿Quién manda en tu vida, tu jefe o tu email?

“Después de observarte varios días, ya te lo puedo decir: contestas correos electrónicos, whatsapps, llamas por teléfono y de vez en cuando, trabajas”. Así de claro me toca hablarles en ocasiones a personas muy formadas y en grandes puestos. Son directivos y profesionales que su día a día es conducido por lo que les va llegando y no por una serie de tareas diarias elegidas por ellos mismos y acordes a los principales objetivos de su puesto.

Durante mi carrera profesional y docente tengo la suerte de poder conocer a infinidad de directivos y profesionales. En las sesiones formativas me gusta provocarles y hacerles reflexionar sobre sus competencias como directivos en temas muy diversos: capacidad como líderes, nivel de inteligencia emocional, dotes negociadoras, habilidad en la gestión del tiempo…

Y lo cierto es que la mayoría de las veces suelo llegar a dos conclusiones. La primera es que solemos ser muy permisivos en nuestra autoevaluación (el que escribe es el primero) y la segunda, que el 95% de los directivos reconoce que tiene que mejorar en la gestión del tiempo. Personalmente admito que este segundo punto ha sido mi pecado capital durante muchos años. Eso sí, tanto con la ayuda de otras personas, como con una autoevaluación constante que realizo, he logrado mejorar en esta área.

En próximos artículos, profundizaremos sobre este tema, pero ahora es el momento de lanzar una serie de ‘tips’ que considero que pueden ser muy útiles, a la vez que tremendamente sencillos:

• Debemos tener un listado de tareas clasificadas en varios grupos: tareas de alto valor  (TAV); tareas de temas con fecha límite para ser resueltas sin ser urgentes (TAI) y tareas que, sin ser urgentes ni TAV, no podemos olvidar y gestionaremos sin urgencia ni prioridad.

• Organizaremos nuestra semana los domingos por la noche o los lunes a primera hora. Tenemos que considerar las tareas señaladas anteriormente y crear los momentos semanales para las TAV. Tendremos una hoja o registro informático para cada día donde aparecerá toda la jornada hora a hora junto con las TAV marcadas como tareas imprescindibles y las de fecha limite que finalizan ese día. Es fundamental crear espacios de tiempo libres para estas últimas al margen de reuniones y demás temas donde debemos participar.

• Evitaremos a los ladrones del tiempo. Si hay dos elementos/herramientas que nos ‘roban’ tiempo son el correo electrónico y el teléfono. Para evitarlo, tenemos que intentar no abrir constantemente el e-mail (lo ideal sería actualizarlo cada hora máximo) mientras que debemos lograr tener tiempos donde el teléfono permanezca en silencio para poder concentrarnos en las tareas importantes.

• Cambiar de actitud en cuanto a la gestión del tiempo. Tenemos que tener presente que nosotros somos los encargados de organizar y dirigir cada día según nuestra voluntad. Así, debemos finalizar la jornada habiendo acudido a todos los meetings, solucionado imprevistos, pero sobre todo habiendo dedicado a las tareas de nuestra agenda que eran prioritarias.

Soy perfectamente consciente de que la teoría siempre es más sencilla que la puesta en práctica, pero también es cierto que asentar la base y creer en ellas es el primer paso para lograr una gestión del tiempo satisfactoria. ¡Buena suerte!