Se supone que la tecnología llegó para hacernos ganar tiempo y personalmente, considero que está ocurriendo justo todo lo contrario. Cada día nos dejamos llevar por las interrupciones dominados principalmente por las llamadas de teléfono, el whatsapp, las reuniones y el email. En ocasiones, me atrevo incluso a afirmar a algunos directivos lo siguiente: “Me juego mi dedo meñique a que no tienes ni un bloque en todo el día de 20 minutos sin interrupciones y con atención plena en alguna tarea”. Afortunadamente para ambas partes (just in case), nadie acepta la apuesta.
Realmente, así es imposible disponer de tiempo. Vamos quejándonos de ello (qué mala imagen da la queja constante o no cumplir compromisos excusándonos en que no podemos llegar a todo) . Y casi siempre sufriendo las consecuencias de acabar los temas importantes tarde y mal.
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La solución no pasa por trabajar más horas, sino de mejor manera. Desde mi experiencia profesional me atrevo a hacer una lista de las las 10 claves más importantes para mí y que como siempre, son sencillas de entender, pero algo más complicadas de implantar:
1.- Cambia tu creencia y conciénciate que con organización se puede tener tiempo para todo. En la mayoría de los casos sólo depende de ti.
2.- Evita ser permisivo contigo mismo a la hora de evaluarte en los 8 puntos restantes. Se crítico y autoanalízate considerando que el “a veces” o el “más o menos” no es como deberías hacer las cosas.
3.- Ten identificados los objetivos de tu área de responsabilidad y las distintas tareas asociadas a estos objetivos, que suelen ser varias. Esto sí es lo que debe mandar en tu día frente al teléfono, mail, interrupciones de personas, etc.
4.- Señala cuáles de esos objetivos suponen tu 20-80, es decir, aquellos que suponen solo el 20% de todos los objetivos, pero que suelen significar el 80% de los resultados finales de tu área.
5.- Haz una lista de tus robatiempos, malos hábitos y tareas de no valor añadido diseñando un plan de minimización para cada uno de ellos. Además, realiza esto de una manera continua en el tiempo, ya que siempre aparecen nuevos mientras corriges los antiguos. Delega si es posible, todas las tareas de no valor añadido que realices.
6.- Planifícate la semana con antelación, fijando franjas horarias donde puedas dedicar tiempo con “atención plena” a tareas de tu 20-80. Primero señala las horas de reuniones o temas ineludibles, de esta manera podrás identificar franjas de tiempo para dedicar a los temas que requieren más importancia. Intenta dejarte las primeras horas del día, las de máxima productividad, (excepto para los evening thinkers), para tareas con cierta complicación. En resumen, prepara los temas gordos a primera hora con suficiente tiempo y con atención plena.
7.- Planifica cada día al comienzo del mismo (o la tarde anterior) con objetivos claros. Cierra el día analizando lo logrado y corrigiendo malas prácticas si se han dado. Esto que parece tan sencillo, es algo que nos saltamos con la misma facilidad y dejamos de hacerlo.
8.- Haz deporte, duerme bien y come mejor. Para ser productivo, el organismo tiene que estar en su estado óptimo y para ello, la práctica de al menos 30 minutos de gimnasia diaria, junto con 7 horas de sueño y 5 comidas diarias son clave. Cuando por fin lo logras hacerlo, descubres cómo tu nivel de energía vital sube y te arrepientes de no haber empezado antes esta vida más sana.
9.- Lee artículos y asiste a seminarios sobre gestión del tiempo para ir dejando paso a algo que será determinante en tu felicidad laboral y personal. Todas las personas que logran gestionar bien su tiempo evitan el estrés y la ansiedad, y logran mayor calidad en su trabajo y mayor felicidad laboral.
10.- Fija tu primera tarea fundamental de la semana que será tiempo para observar cómo gestionas tu tiempo. Paradójico, pero súper necesario.
Y ahora, papel y boli y a autoevaluarte. Y por supuesto, deberes para mejorar.
Pregunta: ¿Te gustaría añadir algún consejo sobre cómo gestionas tu tiempo que pueda ser útil? Comparte tu respuesta en Facebook, Twitter o Linkedin.
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