MENOS TED Y MÁS ESCRIBIR

El nivel de oratoria está subiendo. Cada vez más me encuentro con gente muy potente, desde alumnos hasta oradores profesionales que no dejan de sorprenderme por su nivel. Me gusta, pues aprendo y me fuerza a mejorar en algo que no se me da mal pero que me recuerda que no vale lo que sabes hacer hoy, sino tu evolución a diario en ello. Desde mi punto de vista son muchas las razones de esta mejora en el nivel de oradores en España, donde siempre ha existido temor a hablar en público. Por una parte, Youtube con sus TED Talks es un lugar en el que poder observar y aprender de verdaderos maestros de este arte.

Por otra, en la mayoría de universidades y empresas se están introduciendo seminarios sobre oratoria que logran mejorar las capacidades de comunicación en público de sus empleados o alumnos. En la Universidad Europea tenemos a Maribel Vilaplana como experta en dicha materia. Maribel fue elegida el año pasado como la mejor profesora del postgrado. Una talentosa en el arte de enseñar esta práctica de la oratoria. Y es por ello, por lo que cada vez más, nos encontramos con un mayor nivel en este tema.

No obstante, considero que nos estamos olvidando mucho de lo que sería la forma de comunicación más empleada hoy en día, que es a través del mail. Y aquí no se observa la misma evolución. Además, las formas de comunicar vía Whatsapp, que son más informales, están afectando a la forma de los mails, perjudicando en algunos aspectos al mismo. Y además con una clara diferenciación que es el que mail puede tener un efecto expansivo posterior mucho mayor que el Whatsapp. Si nos paramos a pensar en ello, dos tipos de cursos serían muy necesarios. Uno que me encuentro en más ocasiones sería sobre cómo ser más eficiente en el uso del mail. En definitiva son seminarios o cursos donde nos enseñan prácticas para optimizar el tiempo invertido en el uso del mail. Sobre este tema abordaremos en breve un post, pues lo consideramos de vital importancia.

Por otro lado, está la parte sobre cómo mejorar como comunicador cuando envío mails. Aquí en la Universidad Europea de Valencia estamos empezando a trabajar con nuestros alumnos. Siempre aconsejamos que la base de todo debe ser leer y para ello fomentamos la lectura diaria, ritualizada de mínimo 15 minutos (pero todos los días). Y una lectura diversa, no exclusivamente de temas profesionales. Una lectura de ficción, no ficción, de aficiones, de pasiones, de temas laborales… pero diaria y con atención plena.

Además, incidimos en dar una serie de sencillos consejos pero que acaban resultando diferenciadores tanto para él que escribe mails, pues gana tiempo y efectividad, como para él que los recibe, pues de la misma manera también gana tiempo y comprensión.  

Son pocos consejos pero de vital importancia los que pasamos a resumir:

1.- Distingue inicialmente si el mail es interno o externo y quiénes son los destinatarios, pues las formas pueden o incluso deben ser distintas. No es lo mismo enviar un mail a un compañero o al jefe que a un cliente o a personas de la organización de otros niveles con los que no tienes demasiada relación. Esto tendrá influencia incluso en el saludo inicial (por ejemplo Buenos días Paco frente a Estimado Francisco…)

2.- Piensa en un asunto que refleje y resuma el propósito del mail siendo, a ser posible, concreto y claro.

3.- Introduce en el primer párrafo el motivo del mail de una manera clara y resumida.

4.- Desarrolla el mail utilizando un lenguaje conciso y claro, así como párrafos cortos sin perder el foco en lo que pretende el mail. Cuando son muchos los temas que se tratan utiliza la numeración con una estructura clara. No olvides que el que lee jamás tiene tu dominio sobre lo que estás queriendo trasladarle, así que debes facilitar mucho su comprensión.

5.- Finaliza el mail resumiendo la situación, dejando muy claro si necesitas algo de alguien a los que te estás dirigiendo. Cuando necesites algo de ellos comprueba dos veces que queda claro, así como la forma en que se revisarán avances o evoluciones.

6.- Pasa un corrector ortográfico, que cuesta muy poco tiempo y ayuda mucho.

7.- Ante la duda en posibles mal interpretaciones o falta de información, más vale aclarar lo que dudas con excesos que con posible falta de información o entendimiento que  pueda mal interpretarse sin posibilidad de comunicación inmediata y presencial.

8.- Sé amable y correcto, pues siempre suma. La frase de Ury para negociaciones “sé duro con el problema, pero suave con las personas” es también aplicable en este caso. Todos tenemos nuestra parte emocional y agradecemos esos cierres cercanos o más afectuosos, salvo cuando debas mantener las distancias por temas formales.

9.- Siempre ten en cuenta que un mail nunca sabes a quién puede acabar reenviándose, con que alerta ante el tema de privacidades.

10.- Ante mails complejos y delicados, nunca los envíes en estados con excesiva carga emocional. Espérate a estar más sereno, pues lo que queda por escrito en muchas ocasiones no tiene vuelta atrás y puede tener consecuencias muy serias.

Como todo, esto es cuestión de prestar atención y de ir mejorando paulatinamente, haciendo músculo en nuestra capacidad de comunicadores vía mail. Y no olvidemos que la base de todo en comunicación siempre es la lectura diaria. Sin eso, lo demás es todo mucho más complejo.