Conversando con un CEO: Cómo aprovechar los despachos abiertos y que todos estén contentos.

Probablemente, a raíz del post que publicamos en LinkedIn, un CEO, antiguo cliente, me llamó recientemente para hablar sobre los nuevos espacios en las oficinas. Su preocupación y reflexiones eran claras: ¿Cómo es posible que hayan reformado la oficina dos veces en los últimos 5 años y la gente siga descontenta? ¿Qué estamos haciendo mal y qué están haciendo otros?

Le expliqué lo que siempre decimos: el problema no son las oficinas, sino lo mucho que invertimos en mobiliario, reformas y espacios diseñados por especialistas, y lo poco que invertimos en crear, entre todos, unas normas, ideas o principios de oro que permitan aprovechar al máximo esas inversiones.

Debemos involucrar a los equipos y buscar soluciones consensuadas que recojan las inquietudes y problemas que surgen en el día a día. Aprovechar los nuevos espacios depende de nuestra intencionalidad y planificación. Podemos minimizar los problemas del espacio abierto y sacar provecho de sus ventajas si actuamos en consecuencia, en lugar de quejarnos. 

Afortunadamente, pudimos convencerlo y puso acción de por medio. Nos puso en contacto con su equipo de People and Talent, con quienes compartimos algunas ideas para crear principios de convivencia ante este nuevo entorno físico y social y ante estas nuevas formas de trabajo:

1. Muévete a zonas con menos ruido ambiental cuando necesites máxima concentración individual.

2. Crea un símbolo exterior que dificulte a los demás interrumpirte, como colocarte auriculares o música que facilite la concentración o anule los ruidos.

3. Utiliza las mejores zonas de trabajo en equipo para potenciar la energía colectiva.

4. Propón normas compartidas, como limitar el volumen de las conversaciones o respetar determinadas horas del día como momentos de alta concentración. Crea un momento de alta concentración señalizando el uso de auriculares. 

5. Crea una reunión mensual para proponer ideas que faciliten el mejor aprovechamiento de los espacios.

6. Aprovecha los lugares que facilitan el descanso cuando necesites recargar energía.

Los procesos de cambio requieren insistencia, comunicación sobre avances y dificultades, y que todos se sientan partícipes y responsables de ese cambio que beneficia a todos. Además, a nivel individual, se debe ser intencional en llevar a cabo acciones que favorezcan el proceso de cambio.

Ahora que sabemos qué puede estar fallando, pongámonos manos a la obra y aprovechemos al máximo los nuevos espacios de trabajo. El resultado beneficiará no solo a la productividad individual, sino también a la colectiva y a la organización en su conjunto.

PD: Quiero compartir el comentario de Pablo Urbea en LinkedIn por su valor y la respuesta que le dimos.

 

Comentario LinkedIn Pablo Urbea:

Los miércoles estoy todo el día en una ingeniería con oficina abierta donde estamos 16 almas, mesa con mesa, donde todos nos molestamos continuamente. Propuse dos franjas horarias donde intentar respetar el silencio a modo de «espacios de concentración», y el resto del tiempo como siempre, todos hablando con todos, todos escuchando todas las conversaciones…ruido ambiental que no acabas nunca de acostumbrarte.
Finalmente, las franjas horarias de silencio se hicieron dos días y luego la cabra volvió al monte…complejo este tema.

 

Respuesta equipo METODO FASE:

Es como todo proceso de cambio y requiere insistencia, comunicación sobre avances, sobre dificultades y que tod@s sientan que son partícipes y responsables de ese cambio que beneficia a tod@s. Además, a nivel individual, también ser intencional en llevar a cabo acciones que le favorecerán.

Ahora que ya sabes que puede estar fallando, ponte manos a la obra y saca el mayor provecho a estos nuevos espacios de trabajo. El resultado sumará a la productividad individual y sobre todo a la colectiva desde el respeto a tus compañeros y sobre todo a tu organización.