Muchos de los directivos y empresarios con los que tengo relación, me reconocen que las reuniones son un problema en sus empresas, y que no logran tener reuniones productivas. Se quejan por ser improductivas y nunca obtener los resultados que quieren considerándolo uno de los temas más ineficientes y menos efectivos en sus empresas.
Recientemente he aprovechado para profundizar más en el tema preguntándoles qué es lo que más les molesta de ellas. Estas son muchas de las respuestas que han resultado coincidentes: lucha de egos, sin orden alguno en la reflexión, sin conclusiones finales, desconciertos personales sobre qué pintan en esa reunión, sin moderador, personas enviando mails y whatsapps en vez de prestar atención, duraciones que no hay mente humana que las pueda seguir con atención…
Y lo que también he podido observar es que muchos de esos directivos están muy preparados pero no tienen algo tan simple como una metodología para mantener reuniones productivas. En estos casos me gusta emplear la expresión de “no necesitamos un ingeniero para pensar en una solución para esto”.
Consejos para tener reuniones productivas
Aprovecho para resumir una serie de tips para lograr reuniones productivas que creo pueden sumar en mejorar las reuniones internas para que suba su efectividad:
Determinar el objetivo de la reunión
El que convoca la reunión debe describir en la convocatoria por mail el objetivo de la reunión y la duración aproximada que tendrá.
Además, al comienzo se recuerda el objetivo de la reunión y de manera ágil se explica el por qué está cada uno invitado a la misma.
Líder en la reunión
Debe haber un líder que monitorice y maneje tiempos. Si se pierde el foco, el líder debe cortar y reconducir sin tener miramientos.
Asimismo, el líder debe reconducir a los excesivamente protagonistas recordándoles que es necesario que haya tiempo para todos.
Evitar tecnologías
Evitar móviles y PC e IPADS pues son una tentación clara de perder la atención.
Controlar el tiempo
Recordar durante la reunión cómo vamos de tiempos para lograr llegar a los objetivos.
Participación de todos los integrantes
Todos deben opinar algo pues para eso están invitados y así evitamos comentarios post reunión cuando ya no toca.
Resumen y conclusiones de la reunión
Es recomendable, y si es posible en una pizarra, un resumen final con responsabilidades post reunión sobre lo acordado. Al que se le asigne, enviará un mail posterior muy resumido pero con conclusiones y acciones pendientes claras, plazos y responsables, si se da el caso.
Con una buena gestión, podemos pasar de reuniones que para algunos pueden ser uno de los mayores despilfarros económicos en las empresas (muchas personas durante muchas horas enredadas en diversidad de discusiones sin resultado alguno) a reuniones productivas, pues se pueden planificar reuniones efectivas, que son una de las prácticas distintivas que acaban generando resultados.
